123 Office Sprl
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Tel : 02/644.11.23 | Fax : 02/385.16.62 | www.123-office.be

POLITIQUE DE RESPECT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Responsable de traitement : 123 Office Sprl dont les coordonnées sont indiquées dans la rubrique contact du site internet (ci‐après le Site).

123 Office Sprl s’engage à respecter la vie privée des personnes rencontrées dans le cadre de ses activités.

Cette Politique de respect des Données à caractère personnel (ci‐après la Politique) décrit la manière dont nous gérons les Données à caractère personnel que nous collectons à la fois à partir de formulaires, d’inscription sur le site internet, d’appels téléphoniques, e‐mails et autres communications avec vous. Nous traitons vos données à caractère personnel en conformité avec toutes les règlementations applicables concernant la protection des données personnelles.

En acceptant la présente Politique, en utilisant nos services ou en fournissant d’une quelconque autre manière vos données à caractère personnel à 123 Office Sprl, vous reconnaissez et acceptez les termes de la Politique ainsi que les traitements et les transferts de Données à caractère personnel qui seront réalisés conformément à la Politique.

Les Données à caractère personnel que nous collectons dans le cadre de nos relations, sont toutes les informations générales nécessaires à la mise en place de nos services et activités, telles que les données et informations personnelles : nom, adresse, e‐mail, numéros de téléphone, sexe, statut matrimonial, date et lieu de naissance, numéro de registre national, compte bancaire dans l’éventualité d’un remboursement, etc…

Nous utilisons ces Données à caractère personnel pour:

• Répondre à vos demandes et communiquer avec vous et d’autres dans le cadre de nos activités.
• Vous permettre d’accéder aux informations que nous mettons en ligne à disposition des utilisateurs de nos services
• Interagir avec vous via notre site.
• Vous envoyer une newsletter si vous vous inscrivez à celle‐ci.
• Vous fournir support et assistance dans le cadre de nos services.
• Vous envoyer des informations importantes en ce qui concerne les changements à nos produits et services, nos termes et conditions et d’autres informations d’ordre administratif, technique ou commercial.
• Prendre des décisions en ce qui concerne le fait de vous fournir des services.
• Mener des enquêtes et analyses de marché, en ce compris des enquêtes de satisfaction.
• Vous fournir des informations marketing (en ce compris des informations relatives à nos produits ou à d’autres produits et services offerts par nos partenaires tiers sélectionnés) conformément aux préférences que vous avez exprimées.
• Vous permettre de participer activement à nos activités, en ce compris les forums, discussions, séminaires, rendez‐vous et autres événements et gérer ces activités. Certaines de ces activités font l’objet de termes et conditions complémentaires qui pourraient contenir des informations additionnelles relatives à la manière selon laquelle nous utilisons et divulguons vos Données à caractère personnel. Nous vous suggérons donc de les lire attentivement.
• Résoudre les réclamations et gérer les demandes d’accès ou de correction des données.
• Se conformer aux lois et obligations réglementaires applicables (en ce compris les Lois extérieures à votre pays de résidence), telles que celles relatives à l’anti blanchiment d’argent et le financement du terrorisme, respecter la procédure judiciaire et répondre aux demandes des autorités publiques gouvernementales (en ce compris celles extérieures à votre pays de résidence).

Les bases légales de traitement sont les suivantes :

• le consentement de la personne concernée qui a, à tout moment, le droit de retirer son consentement (sans que cela ne compromette la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait);
• le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l'exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle‐ci
• le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis ;
• le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers ;
• le traitement est nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investi le responsable du traitement.
• Si nous étions amenés à traiter les Données à caractère personnel pour d’autres finalités que celles établies dans le présent article, nous vous donnerons des informations sur cette nouvelle finalité ainsi que toute autre information nécessaire avant de commencer le nouveau traitement.
• Nous n’utilisons pas de techniques de prise de décision fondée sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques concernant la personne concernée ou l’affectant de manière significative.

123 Office sprl peut rendre les Données à caractère personnel accessibles aux personnes et entités suivantes:

• Aux opérateurs susceptibles de travailler chez vous dans le cadre de nos services
• Aux fournisseurs et prestataires de services des Ressources Humaines au sens large : assureurs accident de travail, assurance en cas de sinistre, … ;
• Les fournisseurs de services tiers externes tels que des fournisseurs de services de systèmes informatiques, support, hébergement, fournisseurs de services d’impression et autres vendeurs tiers similaires et fournisseurs de services sous‐traités qui nous assistent dans l’accomplissement de nos activités.
• Des autorités gouvernementales ou publiques et tiers impliqués dans une action en justice ou en vertu d’une obligation légale
• Aux mandataires professionnels dotés des titres requis : avocats, comptables, fiscalistes, médiateurs de dettes, votre syndicat, votre organisme de mutuelle, …
• D’autres tiers avec qui nous pouvons partager des Données à caractère personnel dans le cadre d’une réorganisation actuelle ou proposée, fusion, vente, joint‐venture, cession, transfert d’activité ou autre transaction liée à tout ou partie de nos activités.
• 123 Office sprl ne transfère pas de données en dehors de l’Union Européenne
• 123 Office sprl prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées qui sont en conformité avec les Lois en matière de vie privée et de protection des données applicables. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sûre (par exemple, si vous avez l’impression que la sécurité de vos Données à caractère personnel que vous pourriez avoir avec nous pourrait avoir été compromise), nous vous remercions de nous en avertir immédiatement.
• Quand 123 Office sprl fournit des Données à caractère personnel à un fournisseur de services, le fournisseur de services sera sélectionné attentivement et devra utiliser les mesures appropriées pour garantir la confidentialité et la sécurité des Données à caractère personnel.

123 Office sprl prend les mesures raisonnables pour s’assurer que les Données à caractère personnel traitées sont fiables pour l’utilisation visée, et aussi précises et complètes que nécessaire pour mener à bien les objectifs décrits dans la présente Politique.
Les données des clients sont conservées pendant 10 ans après la fin de chaque activité. En ce qui concerne les personnes qui ont accepté la présente Politique mais qui n’ont pas souscrit à des services, les données à caractère personnel seront détruites 12 mois après l’acceptation des présentes.
Si vous fournissez des Données à caractère personnel à 123 Office sprl en ce qui concerne d’autres individus, vous consentez: (a) à informer l’individu du contenu de cette Politique de respect des Données à caractère personnel, et (b) à obtenir le consentement légalement requis pour la collecte, l’utilisation, la divulgation, et le transfert (en ce compris le transfert transfrontalier) de Données à caractère personnel en ce qui concerne l’individu conformément aux termes de la présente Politique.
Vous avez le droit d’accéder, de rectifier, de vous opposer à l’utilisation de, ou demander l’effacement, la limitation ou la portabilité de vos Données à caractère personnel sur certaines bases. Veuillez nous contacter à l’adresse du siège en prouvant votre identité au moyen d’une copie de votre carte d’identité, avec toutes vos requêtes ou si vous avez des questions ou inquiétudes en ce qui concerne la manière dont nous procédons avec vos Données à caractère personnel. Veuillez noter que certaines Données à caractère personnel peuvent être exemptées des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition ou de portabilité conformément au RGPD ou aux Lois en matière de protection de la vie privée belges.
Nous revoyons les règles contenues dans la présente Politique régulièrement et nous nous réservons le droit d’apporter des changements à tout moment afin de prendre en compte des changements dans nos activités et exigences légales. Nous vous invitons à consulter régulièrement notre site internet.

123 Office sprl se réserve le droit de modifier à tout moment la présente Déclaration de traitement des données conformément aux dispositions légales applicables.
Chaque nouvelle version de la Déclaration de traitement des données sera mise à disposition sur notre site internet et/ou toutes autres applications.
Si nous avons l’intention de traiter vos données pour d’autres fins que celles pour lesquelles elles ont été collectées et que votre consentement est requis pour ces nouveaux traitements, nous vous solliciterons au préalable conformément aux dispositions légales applicables.

Plaintes :
Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons vos Données à caractère personnel et si vous avez le sentiment que nous contacter ne résoudra pas le problème, les Lois en matière de protection de la vie privée applicables vous reconnaissent le droit de porter plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente.

Commission de la protection de la vie privée
Rue de la Presse, 35, 1000 Bruxelles
+32 (0)2 274 48 00
+32 (0)2 274 48 35
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